フォルダの階層構造に対応した表示モードでは、普段コンピュータのデスクトップで利用しているようなファイルブラウザに近いフィーリングで、ファイルを管理することができます。

ソートビューでは、フォルダを無視し、ファイル名やファイルサイズ順に全てのファイルを一覧表示します。

コラボウェアはアップロードされたファイルのタイプを、拡張子、ブラウザ情報等から自動的に取得します(Wordファイル形式、Photoshopファイル形式等)。自動認識対象外のファイルや取得エラーに対しては、手動でファイルのタイプを設定することができ、ファイル交換時の安全性を高めます。特に、 Macintosh と Windows の間で発生しがちな拡張子の問題に対応します。

コラボウェアグループの中に保存される全てのデータは、基本的には外部からのアクセスを許可していませんが、特別に指定することによって、外部からの閲覧・ダウンロードを許可することができます。「公開」チェックボックスをオンに設定した場合は、ファイルに一意に与えられるURLを使って、コラボウェアグループの外部からファイルをダウンロードすることができます。
コラボウェア内のデータのURLは、 http://www.collaboware.net/ グループID/プロジェクトID/フォルダ名1/フォルダ名2/.../ファイル名というルールで決定されます。グループのメンバは、このURLと、コラボウェアID、パスワードを使って、全てのデータにアクセスすることができます。メッセージ、タスクも同様に全て固有のURLを持っており、公開の有無を設定可能です。